Felvételi adminisztráció

Középiskolák középfokú beiskolázását segítő adminisztrációs rendszere
Hegedüs András 2014.

Az alkalmazás a középfokú beiskolázás feladatait támogatja.
A program segítségével minden olyan adminisztrációs tevékenység elvégezhető, amely a törvényi rendelkezés értelmében a középiskolákra hárul.

A felvételi eljárás

A középfokú beiskolázás törvényi hátterét a „20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról” határozza meg. A jogszabály részletesen tartalmazza az általános és középiskolákra háruló feladatokat és azok határidejét. A felvételi eljáráshoz kapcsolódó feladatok

1. A középiskola meghatározza a felvételi eljárásának menetét. Ennek részeként az alábbi részfeladatokat kell elvégezni:
   1. Tanulmányi területek megadása, azaz
      azoknak a képzéseknek a rögzítése, amire jelentkezhet a diák. Ez tulajdonképpen az évfolyamok számának (4, 4+1 stb.) és típusának (gimnázium, szakiskola), valamint a felvételi kérelem elbírálási szempontjainak meghatározását jelenti.
   2. Felvételi pontszámítás elveinek meghatározása
      A középiskoláknak tehát meg kell határoznia, hogy a felvételi kérelem elbírálása milyen szempontok alapján történjék. Jelenleg a törvényi szabályozás szerint ez – egy kivételtől eltekintve – ún. felvételi pont számítását jelenti. A felvételi pont azonban több részpontszámból tevődhet össze, úgymint a „hozott pontok”, a „központi írásbeli pontszáma”, valamint a „szóbeli vizsga pontszáma”. Természetesen meg kell határozni, hogy a hozott pontokba mely évfolyamokon, mely tantárgyakból kapott érdemjegyek számítanak. A központi írásbeli esetén lehetőség van a magyar és matematika tantárgyak közül akár csak az egyiket kérni. Az egyes részpontszámok eltérő súlyozással szerepelhetnek, és az egyes tanulmányi területekhez akár teljesen eltérő pontszámítási eljárás rendelhető. A jogszabály a szóbeli vizsga szervezésének feltételét, illetve a központi írásbeli eredmény minimális és a szóbeli eredmény maximális összpontszámbeli arányát határozza meg.
   3. A rangsorolás szempontjainak meghatározása
      A felvételről vagy elutasításról szóló előzetes döntés az ún. rangsorolási eljárással hozható meg. Ez alapesetben azt jelenti, hogy a magasabb felvételi pontot elérők a rangsorban előrébb kerülnek, így ők a végleges felvételi döntésnél előnyt élveznek. Pontegyezőség esetén valamilyen elv alapján a sorrendet úgy kell meghatározni, hogy az a jogszabálynak megfelelő legyen.
   4. Sajátos nevelési igényű, ill. felmentéssel rendelkező tanulók kezelése
      Ez részben kapcsolódik az előző ponthoz, hiszen a sajátos nevelési igényű tanulók pontegyezőség esetén a rangsorban előrébb sorolandók. Ezek a tanulók általában valamilyen felmentéssel rendelkeznek (pl. valamilyen felvételi tantárgyból nincs hozott pont), így meg kell határozni, hogy a pontszámításnál ez miként kezelendő.
2. Jelentkeztetés a középfokú iskolába (akár több tanulmányi területre) a személyes adatok és a tanulmányi eredmények megadásával.
   A felvételi eljárás ezen része csak azokat a középiskolákat érinti, amelyek rendelkeznek általános iskolai tagozattal.
3. Központi írásbeli feladatok megíratása, értékelése, eredmények megállaítása, rögzítése.
   Minden középiskola, amely olyan tanulmányi területet hirdetett meg, ahol beszámításra kerül a központi írásbeli eredmény, megszervezi az írásbeli vizsgát. Az írásbeli vizsgák után viszonylag rövid határidővel a dolgozatokat javítani és értékelni kell, végül az eredményeket a KIR rendszeren keresztül a felvételi központnak is meg kell küldeni.
4. Jelentkezési lapok feldolgozása
   A középiskolába jelentkező tanulók adatait valamilyen módon fel kell dolgozni. Három éve lehetősége van az általános iskoláknak arra, hogy a diákok személyes és tanulmányi eredményét elektronikusan rögzítse, így az adatok túlnyomó része a KIR adatbázisából kinyerhetők. Ez azonban sokkal több adatot tartalmazhat, mint amire az adott középiskolának szüksége van, pontosan az eltérő pontszámítási eljárások miatt. Az adatokat ezért szűrni kell, és olyan formára átdolgozni, amely a felvételi követelményeknek megfelelő.
5. Szóbeli vizsga megszervezése, a szóbeli vizsgáról kiértesítés
   Ha az iskola szóbeli meghallgatáshoz vagy szóbeli vizsgához köti a felvételt, akkor – akár külön tanulmányi területenként – meg kell szervezni a szóbeli vizsgát. Ennek lebonyolítása önmagában is sokrétű feladat: a jelentkezőket vizsgacsoportokba kell osztani, a vizsga időpontjáról, helyszínéről, követelményeiről értesíteni kell a felvételizőket, és a vizsgákon született eredményeket, döntéseket adminisztrálni kell.
6. Gyakorlati vizsga megszervezése
   Ha a középiskola olyan tanulmányi területet hirdetett meg, amelyhez valamilyen gyakorlati megfelelés is (pl. sportiskolai képzés) szükséges, akkor a szóbeli vizsgákhoz hasonlóan meg kell szervezni a gyakorlati vizsgákat. Ez ugyanazokat a feladatokat jelenti, mint a szóbeli vizsgák esetén.
7. A felvételi pontszámok megállapítása, rangsorolás tanulmányi területenként
   A középiskolák a felvételi követelményeknek megfelelően tanulmányi területenként megállapítják a felvételi pontokat, elkészítik a rangsort, amely a felvételi központ végleges döntésének alapjául szolgál.
8. Előzetes (ideiglenes) felvételi lista kihirdetése
   A rangsor alapján készül el az ún. ideiglenes felvételi lista, amely a felvételiző azonosítására szolgáló adat mellett tartalmazza felvételi pontszámát, és amennyiben a középiskola a felvétele mellett döntött, a rangsorban elfoglalt helyét.
9. A jelentkezési sorrend esetleges megváltoztatása
   A felvételi eredmények ismeretében a diákoknak lehetőségük van a megjelölt középiskolák, és azon belül a tanulmányi területek sorrendjén módosítani. A tanuló ugyanis arra a tanulmányi területre fog felvételt nyerni, ahova felvételi eredménye és az adott tanulmányi terület keretszáma alapján először megfelel (ahogy a felsőfokú felvételi eljárás esetén is).
10. A végleges felvételi lista alapján kiértesítés a felvételi határozatról (felvételről vagy elutasításról) egyénileg és az általános iskoláknak.
    A KIR a középiskolák előzetes felvételi listái, valamint a sorrend módosítási kérelmek alapján összeállítja a végleges felvételi eredményeket, és elektronikusan megküldi a középiskolák részére. A végleges felvételi lista a diák azonosítására szolgáló adatok mellett tanulmányi területenként tartalmazza a felvételi döntést. Ez lehet „középiskola által elutasítva”, amennyiben a középiskola a felvételiző jelentkezését már az előzetes felvételi listán elutasította, vagy „törölve”, ha a jelentkező más tanulmányi területre felvételt nyert, illetve, ha az adott tanulmányi területre helyhiány miatt nem került be, vagy „felvételt nyert”. A végleges döntésről írásban ki kell értesíteni a jelentkezőket és az általános iskolákat.
11. Pótfelvételi eljárás
    Amennyiben a meghirdetett tanulmányi területek valamelyikén marad férőhely, a szabad helyek számának függvényében a középiskola pótfelvételi eljárást hirdet vagy hirdethet meg. A pótfelvételi eljárás egy egyszerűsített folyamat, amikor a középiskola szabadon dönthet a benyújtott felvételi kérelmekről.
12. Kiértesítés a beiratkozás részleteiről
    A középfokú felvételi eljárás a beiratkozásról történő kiértesítéssel zárul.

A program használata

A program használata során az alábbi lépéseket kell követni:

1. Felhasználók rögzítése
   Az alkalmazás jogosultságnak megfelelő felhasználókat kezel. Új felhasználó felvételénél meg kell adni a nevét, egyedi azonosítóját, kezdő jelszavát és felhasználói típusát.
2. Tanévek
   A felvételi időszak végén a tanévet le kell zárni. Ez után az annak megfelelő adatok a statisztikai oldalakon láthatók. A már lezárt tanév visszanyitható a „tanév megnyitása” művelettel.
3. Intézmény adatai
   A középiskola adatait a telepítéskor megadott OMkód és név mellett ki kell egészíteni, ugyanis a program által előállított dokumentumokra azok rákerülnek.
4. Évfolyamok
   A törvény által meghatározott évfolyamtípusokat az adatbázis a telepítés után már tartalmazza. Ennek ellenére lehetőség van újabbak felvételére vagy a meglévők módosítására, törlésére. A módosítás és törlés NEM JAVASOLT!
5. Elbírálási szempontok
   A törvény által meghatározott elbírálási szempontokat az adatbázis a telepítés után már tartalmazza. Ennek ellenére lehetőség van újabbak felvételére vagy a meglévők módosítására, törlésére. A módosítás és törlés NEM JAVASOLT!
6. Felvételi tantárgyak
   Meg kell adni, hogy a középiskola milyen tanévből, mely tantárgyakat kéri a hozott pontok számításához. A tanulmányi területenként ez módosítható.
7. Tanulmányi területek megadása
   A tanulmányi területekhez 01-99 közötti egyedi azonosító tartozik. A tanulmányi területek alapadatainak felvétele után kell rögzíteni a követelményeket, azaz
   1. milyen tantárgyakat számítunk be a hozott pontok közé,
   2. az egyes részpontoknak az arányát (súlyozás),
   3. szóbeli vizsga esetén az elérhető maximális pontot.
8. Ponthatár megadása
   Tanulmányi területenként rögzíteni kell a felvételhez szükséges minimális pontszámot.
9. Jelentkezők adatainak megadása
   Az import felületen keresztül lehetőség van az adatokat az adatbázisba betölteni. Ehhez a táblák szerkezetének megfelelően elkészített .txt fájlokat a /tmp könyvtárba kell bemásolni.
   A táblák szerkezete a felületről is lekérdezhető.
   Célszerű először a jelentkezők adataiból a küldő iskolákat kigyűjteni, majd azokat a felveteli adatbázis iskolak táblájába betölteni. Lehetőség van a jelentkezők adatait a felületről egyenként rögzíteni vagy módosítani.
10. Vizsgabeosztó
    A vizsgák szervezéséhez az alábbi műveleteket kell elvégezni:
    1. vizsgatermek rögzítése
    2. vizsganapok rögzítése
    3. vizsgáztató tanárok felvétel
    4. vizsgacsoportok felvétele (vizsganaponként), ahol meg kell adni
       • csoportazonosító
       • vizsga kezdete
       • feleletek hossza
       • vizsgáztató tanárok
       • vizsga típusa
    5. vizsgázók beosztása
    6. beosztás sorrendjének rögzítése
    7. vizsga dokumentumainak előállítása
       • vizsgabehívó
       • vizsgacsoport beosztása
       • pontozó lapok
       • jegyzőkönyvek
11. Pontszámítás
    A felvételi pontok számítását a program tanulmányi területenként automatikusan elvégzi.
12. Rangsorolás, előzetes felvételi jegyzék
    A felvételi pontokból a program a rangsort elkészíti, amely felülírható.
13. Egyeztetett felvételi lista
    Felvételi központ által megküldött adatok alapján rögzítjük a végleges eredményt.
14. Kiértesítés a felvételi eredményekről, levelek nyomtatása. Ehhez
    1. meg kell adni a levél szövegét külön a diákok és külön az iskolák részére, és
    2. a program által generált pdf dokumentumot egyenként vagy összefűzve ki kell nyomtatni.
15. Statisztikák
    A program a következő statisztikákat készíti el:
    1. Jelentkezők száma iskolánként, városonként, kerületenként.
    2. Jelentkezők száma tanulmányi területenként, tanévenként.
    3. Jelentkezők összesített és részletes eredménye tanulmányi területenként, tanévenként, azaz a tanulmányi terület követelményének megfelelően a tanulmányi, központi, szóbeli eredmények megjelenítése azok legnagyobb és legkisebb értékének, átlagának, szórásának meghatározásával.
    4. Előzetesen felvett és elutasított jelentkezők tanulmányi területenként, tanévenként.
    5. Végleges felvételi adatok összehasonlítva az előzetes felvételi adatokkal.